Việc xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp thực chất là một sự tích hợp hàng loạt các hoạt động, biện pháp hay những kế hoạch, quan điểm, nội quy… cũng như những nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để có thể đảm bảo tổ chức đó hoạt động một cách hiệu quả nhất và đạt được những mục tiêu đặt ra một cách hợp lý nhất. Vậy chúng ta có thể xây dựng quy trình này bằng cách nào? Hãy cùng Bloomax tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Một quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp chất lượng sẽ đem đến những lợi ích sau cho công ty:
+ Hạn chế được mức thấp nhất các rủi ro hay gian lận xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các trường hợp ăn cắp chất xám của những công ty đối thủ, hoặc nhân viên hai mang. Kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp sẽ đảm bảo được sự chính xác tuyệt đối của các số liệu về tài chính của doanh nghiệp.
+ Giúp giảm bớt được những sai lầm không may mắn giữa nhân viên gây khi gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn những vấn đề về việc sử dụng sai trái nguồn công quỹ hay bòn rút công quỹ làm việc riêng.
+ Hỗ trợ cho các công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân trong doanh nghiệp, các phòng ban, hoặc các bộ phận hoạt động trong công ty.
+ Giảm bớt được những rủi ro như không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty, ngăn chặn được việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
+ Thông thường, khi các công ty phát triển thì những lợi ích liên quan đến quy trình kiểm soát này cũng sẽ trở nên to lớn hơn bao giờ hết bởi vì những người chủ công ty sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát.
+ Đặc biệt đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông của công ty thì một quy trình kiểm soát hình hình bên trong doanh nghiệp chất lượng sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao hơn giữa cổ đông và các nhà đầu tư bên ngoài
Vai trò của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được phép trở thành một thành viên của phòng kế toán bởi vì các biện pháp kiểm soát trong doanh nghiệp cũng sẽ được áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể như sau:
+ Một phần của hệ thống kiểm soát nhân sự bên trong doanh nghiệp chính là phải tuân thủ các quy trình và chính sách vốn của công ty
+ Tuân thủ các chính sách cũng như những quy trình kế toán hay đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
+ Xác định những rủi ro, những vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả của doanh nghiệp dạo gần đây và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
+ Hệ thống kiểm soát nhân sự bên trong của doanh nghiệp sẽ cần phải liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Để có một hệ thống kiểm soát cũng như bao quát được toàn bộ nội bộ một cách thật hoàn hảo, trước tiên chúng ta phải đặt ra kế hoạch xây dựng các quy trình tạo nên chúng. Việc xây dựng quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có thể có những bước đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện hệ thống này. Dưới đây Bloomax sẽ mô tả chi tiết các bước xây dựng hệ thống kiểm soát đó:
Xác định hướng đi và những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải
+ Điều đầu tiên để xây dựng quy trình kiểm soát trong nội bộ của doanh nghiệp chính là việc đề ra hướng đi tốt nhất cho các hoạt động ở doanh nghiệp đó
+ Tiếp theo là vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý thật phù hợp với doanh nghiệp. Và sau đó sẽ thiết lập ra nội quy, quy chế, quy định bên trong doanh nghiệp
+ Đề ra những chính sách quản lý nhân sự cũng như những chính sách phát triển doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của cả doanh nghiệp.
+ Xác định những rủi ro có thể xảy tới đối với doanh nghiệp trong hệ thống kiểm soát trong nội bộ này. tất cả những rủi ro sẽ đều mang đến những hậu quả vô cùng lớn cho doanh nghiệp.
Mô hình hóa và phân tích doanh nghiệp
Sau khi đã có thể định hướng được việc xây dựng những quy trình kiểm soát riêng bên trong nội bộ, bạn sẽ phải vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống và tiếp đó là đưa ra những phân tích về hệ thống của mình để từng cá nhân trong công ty có thể hiểu rõ
Đối chiếu những quy tắc quản lý trong doanh nghiệp
Khi đã đưa ra những quy định trong quy trình kiểm soát nhân sự bên trong cho doanh nghiệp. Bạn nên đối chiếu cũng như là so sánh xem nó đã phù hợp với quy tắc quản lý của doanh nghiệp hay chưa và cân nhắc thay đổi hoặc loại bỏ chúng
Hình thành nên những quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông trong doanh nghiệp
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên thì doanh nghiệp cần phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện từng loại công việc dành cho những nhân viên hay những phòng ban có thể dễ dàng thực hiện.
Không được để bất cứ nguồn nhân lực không rõ về kế hoạch kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp. Bởi mỗi một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đến hệ thống của việc xây dựng quy trình kiểm soát không thể hoàn chỉnh.
>>> Xem thêm: Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Cuối cùng của quy trình đó là thử nghiệm kế hoạch và đánh giá
Trước khi làm bất cứ một điều gì thì doanh nghiệp cũng cần có bước thử nghiệm. Việc xây dựng quy trình kiểm soát như cũng vậy. Để không có bất cứ sai lầm lớn hay trục trặc nào xảy ra thì doanh nghiệp cần phải làm như vậy.
Hãy thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ bên trong doanh nghiệp rồi sau đó có thể tiến hành đánh giá những mặt lợi và mặt hại của nó để rồi điều chỉnh phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn hơn
Bloomax – Đơn vị cung cấp các giải pháp về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
Công ty TNHH Tư vấn Tài chính Bloomax tự hào là một doanh nghiệp đứng đầu với những giải pháp về tài chính kế toán hay kiểm soát bên trong doanh nghiệp. Các chuyên gia tài chính tại Bloomax đều là những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Phương Hoa tính tối nay đã có 20 năm kinh nghiệm làm CFO cho các tập đoàn lớn.
Trên đây Bloomax đã chia sẻ các bước xây dựng quy trình kiểm soát trong nội bộ của doanh nghiệp. Để các doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ và cứng cáp hơn, hãy áp dụng mô hình hệ thống này để đảm bảo mọi thứ đều vận hành như ý muốn của bạn, ngăn chặn tối đa gian lận, giảm thiểu sai sót cũng như khuyến khích hoạt động hiệu quả .
Mọi thông tin chi tiết về những giải pháp kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp hoặc các vấn đề khác về tài chính của doanh nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 082 979 3366
>>> Dịch vụ được quan tâm nhất hiện nay tại Bloomax: Tư vấn chiến lược tài chính
