Quy chế kiểm soát nội bộ chính là những quy định về phương pháp hay chính sách được thiết kế để có thể ngăn chặn và giảm thiểu sai sót trong doanh nghiệp. Thông qua đó mà khuyến khích các hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ những chính sách hay quy trình chung đã được thiết lập.
Lợi ích của việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Một hệ thống xây dựng để kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanh nghiệp đem lại những lợi ích sau đây:
+ Đảm bảo được tính chính xác của các số liệu thống kê kế toán cũng như là báo cáo tài chính
+ Giảm được bớt rủi ro gian lận hoặc là trộm cắp trong công ty do chính nhân viên hoặc bên thứ ba gây ra;
+ Giảm bớt được rủi ro và sai sót không cố ý của nhân viên
+ Giảm thiểu được rủi ro liên quan đến vấn đề không tuân thủ chính sách hay quy trình kinh doanh chung
+ Ngăn chặn được việc tiếp xúc của những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa được đầy đủ.
Đối với những công ty mà có sự phân biệt lớn giữa người quản lý và người bên cổ đông thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ có thể góp phần tạo nên một sự tin tưởng cao hơn của cổ đông dnahf cho phái doanh nghiệp quản lý.
Chính bởi vậy mà khi chúng ta xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh thì sẽ là một nhân tố không thể thiếu của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh.
Một số quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp mới nhất
Các thủ tục hay những quy chế kiểm soát nội bộ đã và đang được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, Nguyên tắc phân công, Phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền, phê chuẩn
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này có vai trò nhằm ngăn ngừa các sai phạm về hành vi lạm dụng quyền hạn. Để tránh các rủi ro về đạo đức hay trách nhiệm ảnh hưởng tới hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong việc tổ chức nhân sự thì doanh nghiệp không nên bỏ vị trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện cũng như kiểm soát, bảo quản tài sản cho cùng một cá nhân,
Nguyên tắc phân công phân nhiệm một cách rõ ràng
Việc phân công, phân nhiệm công việc một cách rõ ràng minh bạch sẽ tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Những vấn đề như sai sót sẽ ít xảy ra và khi xảy ra thường sẽ có thể dễ dàng phát hiện. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cũng cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và các nhân sự trong bộ phận đó.
Nguyên tắc ty quyền và phê chuẩn
Để tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ ủy quyền cho các cấp dưới của mình giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quy tình này sẽ giúp việc kiểm soát nội bộ đạt được hiệu quả thì mọi nghiệp vụ đều phải được nghiêm ngặt phê chuẩn, kiểm tra một cách chính xác và đúng đắn
Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ
Để có thể thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát trong nội bộ một cách tốt nhất thì đòi hỏi một số nguyên tắc chung như sau:
+ Cần xây dựng một môi trường nhấn mạnh đến văn hóa chính trực, giá trị đạo đức cũng như phân công trách nhiệm rõ ràng;
+ Quy trình hoạt động cũng như quy trình kiểm soát nội bộ nên được xác định một cách rõ ràng bằng văn bản và triển khai rộng rãi trong toàn nội bộ công ty;
+ Các hoạt động rủi ro nên được phân tách rõ ràng
+ Tất cả các giao dịch các hoạt động cần phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp
+ Tất cả nhân viên đều cần phải tuân thủ theo hệ thống kiểm soát bên trong nội bộ
+ Các hoạt động kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
+ Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
>>> Xem thêm: Quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Mọi thông tin chi tiết về những vấn đề liên quan đến tái cấu trúc doanh nghiệp quý khách hàng xin vui lòng liên hệ Bloomax – công ty tư vấn tài chính qua Hotline: 082 979 3366
