Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là một việc làm hết sức quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp hiện nay. cần có kế hoạch và hiểu biết về các hoạt động chi tiết của công ty. Kiểm soát nội bộ phục vụ một số mục đích, nhưng mục đích chính là để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động như dự định và ngăn chặn các cơ hội để nhân viên chiếm đoạt hàng hóa hoặc tiền bạc. Kiểm soát nội bộ cho phép chủ doanh nghiệp yên tâm khi biết mọi thứ đang hoạt động bình thường mà không cần phải đích thân giám sát mọi khía cạnh của hoạt động

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là công cụ giúp các nhà quản lý hiệu quả và hiệu quả đồng thời tránh được các vấn đề nghiêm trọng như bội chi, thất bại trong hoạt động và vi phạm pháp luật. Kiểm soát nội bộ là cấu trúc, chính sách và thủ tục được áp dụng để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng Ban Giám đốc đáp ứng các mục tiêu và hoàn thành trách nhiệm của mình. Ban Giám đốc đáp ứng trách nhiệm của mình đối với các kiểm soát nội bộ khi:

+ Các chương trình và chức năng đạt được kết quả dự kiến ​​(hiệu quả) 

+ Sử dụng tài nguyên phù hợp với sứ mệnh của đại lý (hiệu quả) 

+ Luật pháp và quy định được tuân thủ (tuân thủ) 

+ Thông tin chính xác và kịp thời được chuẩn bị (báo cáo đáng tin cậy) 

Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Bước 1: Thiết lập một môi trường kiểm soát thích hợp

Cốt lõi của bất kỳ tổ chức nào là con người – các thuộc tính cá nhân của họ, bao gồm tính chính trực, các giá trị đạo đức và năng lực – và môi trường mà họ hoạt động. Họ là động cơ thúc đẩy tổ chức và là nền tảng mà mọi thứ nằm trên đó. Các tổ chức được kiểm soát hiệu quả đặt ra một “giai điệu tích cực ở đầu” và cố gắng:

Đào tạo nhân viên hiểu và sử dụng các biện pháp kiểm soát quản lý thích hợp trong mọi lĩnh vực. 

Cung cấp cấu trúc và quy trình để thực hiện các kiểm soát này. 

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Ban lãnh đạo phải nhận thức được và đối phó với những rủi ro mà tổ chức phải đối mặt. Nó phải đặt ra các mục tiêu, lồng ghép với các hoạt động khác để tổ chức hoạt động đồng bộ. Ban Giám đốc cũng phải thiết lập các cơ chế để xác định, phân tích và quản lý các rủi ro liên quan.

+ Xác định các vấn đề tiềm ẩn 

+ Xem xét các mục tiêu và mục tiêu. 

+ Xác định các khu vực có vấn đề – ví dụ, các khu vực nhận được khiếu nại hoặc đã từng có vấn đề trong quá khứ.

+ Các khu vực đã trải qua những thay đổi gần đây về nhân viên hoặc cơ cấu. 

Bước 3: Thực hiện các hoạt động kiểm soát

Các chính sách và thủ tục kiểm soát phải được thiết lập và thực thi để giúp đảm bảo rằng các chỉ thị quản lý được thực hiện. Chúng giúp đảm bảo rằng các hành động cần thiết được thực hiện để giải quyết các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các hoạt động kiểm soát xảy ra trong toàn bộ tổ chức, ở mọi cấp độ và mọi chức năng. Chúng bao gồm một loạt các hoạt động đa dạng như phê duyệt, ủy quyền, xác minh, hòa giải, đánh giá hiệu suất hoạt động, bảo mật tài sản và phân tách nhiệm vụ.

+ Xem xét từng chu kỳ để xác định xem các biện pháp kiểm soát hiện tại có đủ để tránh các vấn đề tiềm ẩn hay không. 

+ Xác định bất kỳ chính sách hoặc thủ tục bên ngoài nào được áp dụng để bù đắp rủi ro tiềm ẩn. 

+ Nếu các biện pháp kiểm soát không tồn tại hoặc có vẻ không hiệu quả, hãy thiết lập các biện pháp kiểm soát mới. 

+ Xác định bất kỳ kiểm soát nào quá mức hoặc không cần thiết và sửa đổi hoặc loại bỏ chúng. 

+ Hãy nhớ rằng một môi trường kiểm soát tốt là bước đầu tiên để thiết lập các biện pháp kiểm soát hiệu quả. 

Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Bước 4: Truyền đạt thông tin

Hoạt động kiểm soát được bao quanh bởi hệ thống thông tin và liên lạc. Các hệ thống này cho phép mọi người của tổ chức nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết để tiến hành, quản lý và kiểm soát hoạt động của tổ chức.

+ Thu thập thông tin bên ngoài và nội bộ, đồng thời cung cấp cho ban giám đốc các báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động của tổ chức liên quan đến các mục tiêu đã thiết lập. 

+ Cung cấp thông tin cho đúng người một cách chi tiết và kịp thời để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả và hiệu quả. 

+ Phát triển hoặc sửa đổi hệ thống thông tin dựa trên một kế hoạch chiến lược, được liên kết với chiến lược tổng thể của tổ chức và đáp ứng để đạt được các mục tiêu của toàn tổ chức và cấp hoạt động. 

+ Thể hiện sự hỗ trợ cho việc phát triển các hệ thống thông tin cần thiết bằng cách cam kết nguồn nhân lực và tài chính đầy đủ. 

Bước 5: Theo dõi

Toàn bộ quá trình phải được giám sát và thực hiện các sửa đổi khi cần thiết. Bằng cách này, hệ thống có thể phản ứng linh hoạt, thay đổi khi có điều kiện. Giám sát liên tục xảy ra trong quá trình hoạt động. Nó bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên, và các hành động khác mà nhân viên thực hiện khi thực hiện nhiệm vụ của họ. Phạm vi và tần suất của các đánh giá riêng biệt sẽ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và tính hiệu quả của các thủ tục giám sát liên tục.

+ Lên lịch giám sát một cách thường xuyên. 

+ Kiểm tra các biện pháp kiểm soát ít nhất hàng năm để xác định xem chúng có tiếp tục đầy đủ và vẫn hoạt động như dự kiến ​​hay không. 

+ Sử dụng người giám sát chương trình, người đánh giá và người đánh giá như một nguồn lực trong việc kiểm soát giám sát. 

+ Chọn một mẫu. Xem lại tất cả các tài liệu. Ghé thăm các trang web bên ngoài, nếu thích hợp. Bổ sung mẫu với các bài kiểm tra đặc biệt đối với các mặt hàng nhạy cảm và các khu vực có vấn đề. 

+ Luôn theo dõi để đảm bảo rằng mọi vấn đề đã xác định đều được khắc phục. 

Bloomax - Đơn vị cung cấp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Bloomax – Đơn vị cung cấp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Cùng với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và chuyên gia tài chính Nguyễn Thị Phương Hoa với 20 năm kinh nghiệm làm CFO cho các tập đoàn lớn, Bloomax hứa hẹn sẽ là lựa chọn hàng đầu của mọi doanh nghiệp đang cần thực hiện kiểm soát nội bộ. 

Công ty TNHH Tư vấn Tài chính Bloom sẽ luôn cố gắng tư vấn một cách chi tiết nhất và cặn kẽ nhất cho chủ doanh nghiệp các chính sách về thị trường bán hàng cũng như là cách tính lại giá bán để có thể nâng cao được  tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Từ đó Bloomax sẽ có thể đưa ra được các giải pháp ưu việt và hiệu quả nhất cho quá trình kiểm soát nội bộ của mọi doanh nghiệp.

Liên hệ với Bloomax qua Hotline: (+84) 082 979 3366 để được tư vấn chi tiết nhất về những vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay