Xây dựng hệ thống kế toán là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Nó quản lý tất cả các hóa đơn của bạn, hóa đơn nhà cung cấp, khoản vay và các khoản phải trả khác, ngoại trừ bảng lương… Cùng Bloomax tìm hiểu những khó khăn thường gặp trong việc xây dựng hệ thống kế toán hiện nay nhé!
Xây dựng hệ thống kế toán là gì?
Hệ thống kế toán là hệ thống được sử dụng để quản lý thu nhập, chi phí và các hoạt động tài chính khác của một doanh nghiệp
Hệ thống kế toán cho phép doanh nghiệp theo dõi tất cả các loại giao dịch tài chính, bao gồm mua hàng (chi phí), bán hàng (hóa đơn và thu nhập), nợ phải trả (tài trợ, khoản phải trả), v.v. và có khả năng tạo ra các báo cáo thống kê toàn diện cung cấp cho ban quản lý hoặc các bên quan tâm với một bộ dữ liệu rõ ràng để hỗ trợ trong quá trình ra quyết định.
Những thách thức của việc xây dựng hệ thống kế toán thủ công
Nhập dữ liệu thủ công
Doanh nghiệp bạn có đang nhập dữ liệu hóa đơn theo cách thủ công vào hệ thống tài chính hoặc ERP? Quá trình này có thể không hiệu quả, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Việc nhập dữ liệu thủ công không chỉ tiêu tốn nhiều tài nguyên quý giá mà còn có thể mở ra cánh cửa cho những sai lầm và hỗn hợp. Thậm chí chỉ cần một lần nhập sai số tiền hoặc ngày tháng trên hóa đơn cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng về tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, nếu bạn vẫn đang sử dụng tài liệu giấy hoặc hóa đơn in ra, điều quan trọng là phải biết cách xử lý và lưu trữ những tài liệu này. Bất kỳ việc quản lý sai các giấy tờ vật lý nào cũng có thể dẫn đến hư hỏng và mất mát. Nó thậm chí có thể dẫn đến một vấn đề bảo mật nghiêm trọng nếu các tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm.
Quy trình không hiệu quả
Việc quản lý hóa đơn theo cách thủ công, bạn có thể có một hệ thống xử lý thanh toán dài và phức tạp. Điều này có thể dẫn đến việc thanh toán muộn và nhà cung cấp không hài lòng. Tài khoản của bạn có thể bị tạm ngưng hoặc bị tính phí lãi suất đáng kể. Nó cũng có thể tác động tiêu cực đến xếp hạng tín dụng và danh tiếng của bạn trong ngành.
Ngoài ra, một quy trình thủ công không hiệu quả có thể gây nhiều căng thẳng cho các thành viên của nhóm tài khoản phải trả – dẫn đến nhân viên không hài lòng và kết quả không đạt tiêu chuẩn. Phải mất nhiều thời gian hơn để xử lý từng hóa đơn, cộng với việc họ phải hết sức cẩn thận khi nhập dữ liệu vào hệ thống theo cách thủ công. Họ có lẽ muốn làm việc với các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Bạn đã bao giờ tính toán mình phải trả bao nhiêu khi hóa đơn được xử lý thủ công? Khi bạn nghĩ đến việc mỗi nhân viên đã lãng phí bao nhiêu thời gian và tính đến tiền lương của họ, bạn có thể ngạc nhiên bởi nó có thể cộng lại một cách dễ dàng như thế nào.
Không có khả năng quản lý thông tin
Xem xét rất nhiều hóa đơn, hóa đơn, tài liệu và các thông tin khác. Quản lý và theo dõi tất cả có thể khá khó khăn và quá sức, đặc biệt nếu bạn có một hệ thống kế toán thủ công. Bạn lưu trữ tất cả thông tin ở đâu? Làm thế nào bạn có thể nhanh chóng truy cập một tài liệu cụ thể?
Việc lưu trữ và lưu trữ giấy tờ và các tài liệu vật lý khác có thể chiếm nhiều dung lượng và làm tăng thêm chi phí lưu trữ liên tục . Thêm vào đó, bạn phải suy nghĩ về cách mọi thứ được tổ chức để dễ dàng truy cập và theo dõi. Hãy tưởng tượng một cuộc kiểm toán đau đớn như thế nào khi bạn không thể tìm thấy bất cứ điều gì!
Không có khả năng hiển thị và kiểm soát tổng thể
Một thách thức lớn khác – và có lẽ, đau đớn nhất – là thiếu tầm nhìn và khả năng kiểm soát. Khi bạn có hóa đơn giấy và tài liệu kế toán thực, có thể rất khó theo dõi tiến trình thanh toán.
Điều này đòi hỏi phải theo dõi và kiểm tra thủ công liên tục ở mọi giai đoạn của quy trình, từ nhập dữ liệu và ghi nhật ký đến lập lịch và thanh toán thực tế. Tùy thuộc vào số lượng hóa đơn và hóa đơn bạn có mỗi tháng, mọi thứ có thể dễ dàng vượt khỏi tầm tay.
Dễ bị lừa đảo
Có một tác động trực tiếp từ việc thiếu khả năng hiển thị và kiểm soát được tạo ra bằng cách sử dụng hệ thống tài khoản phải trả thủ công; nghĩa là, nó có thể khiến công ty của bạn gặp phải các lỗ hổng bảo mật và gian lận.
Bộ phận tài khoản phải trả xử lý thông tin rất nhạy cảm – và không có các biện pháp kiểm soát cần thiết và chống gian lận có sẵn trong hệ thống tự động, có thể rất khó theo dõi bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào
Bloomax – Đơn vị cung cấp giải pháp về việc xây dựng hệ thống kế toán không sai sót, hiệu quả cao
Việc xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán hiệu quả cho doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển một cách toàn diện nhất về mọi hoạt động, lĩnh vực. Bên cạnh đó thì chúng ta cũng không thể tránh khỏi những khó khăn trong công tác tìm hiểu cũng như xây dựng hệ kế toán doanh nghiệp
Hãy để Công ty TNHH Tư Vấn Tài Chính Bloomax chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm, tự hào là đơn vị đứng đầu về lĩnh vực tư vấn và cung cấp các giải pháp tối ưu nhất cho các vấn đề như tài chính kế toán có thể giúp doanh nghiệp bạn giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Mọi thông tin chi tiết về việc xây dựng hệ thống kế toán hoặc các vấn đề khác về tài chính của doanh nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: (+84) 082 979 3366
